Política de tratamiento de datos personales

Versión 2026-10-25 · vigente desde el 25 de octubre de 2026.

Esta política cumple la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015 (que incorpora el Decreto 1377 de 2013). Explica qué datos personales trata NUMIA, para qué, por cuánto tiempo, con quién los comparte y cómo puedes ejercer tus derechos.

Responsable del tratamiento

• Nombre: Sara Valentina Cano Barona, persona natural, que presta el servicio con la marca NUMIA.
• Documento: cédula de ciudadanía 1.128.416.652.
• Domicilio: Medellín, Antioquia, Colombia.
• Dirección de notificación: Carrera 20 # 17-02, Medellín.
• Correo para peticiones, consultas y reclamos: saravalentinacano@gmail.com
• Teléfono y WhatsApp: +57 333 239 8782
• Sitio web: https://app.numia.lat

Qué datos personales tratamos

• Datos de tu cuenta: nombre, correo electrónico, perfil (contador, empresa o auxiliar contable), tipo y número de documento y, si lo diste, tarjeta profesional.
• Tu contraseña, solo como una huella irreversible (argon2id). Nadie, ni NUMIA, puede leerla.
• La fecha, la hora y la versión de esta política que aceptaste, y la fecha en que verificaste tu correo.
• Las empresas que creas: razón social y NIT.
• Tu suscripción por aplicativo: fechas de prueba, fecha de vencimiento y pagos registrados (fecha, valor, meses y referencia).
• Una huella cifrada (HMAC-SHA256) de tu correo y de tu documento, para que la prueba gratuita de cada aplicativo se use una sola vez.
• El maestro de cuentas de cada empresa, solo sus hojas de configuración, cifrado (ver más abajo).
• Un registro de uso por conciliación, sin datos financieros (ver más abajo).

No tratamos datos sensibles (salud, origen racial, orientación política, religiosa o sexual, datos biométricos) ni datos de niños, niñas o adolescentes. NUMIA es un servicio para profesionales y empresas.

Finalidades

• Crear y administrar tu cuenta, verificar tu correo y mantener una sola sesión activa por usuario.
• Prestar los aplicativos que activas, como el Conciliador Bancario.
• Administrar tu suscripción, tus pagos y la prueba gratuita.
• Enviarte correos necesarios para el servicio: verificación, recuperación de contraseña y avisos de tu suscripción. No enviamos publicidad sin tu autorización aparte.
• Atender tus peticiones, consultas y reclamos.
• Medir el uso del servicio (solo conteos) para mejorarlo y detectar fallas.
• Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.

Los archivos que subes para conciliar

Cuando concilias, subes extractos bancarios, auxiliares contables y, si quieres, el archivo de pendientes y el de saldos. NUMIA no los guarda: se procesan en una carpeta temporal del servidor que se borra al terminar cada conciliación, salga bien o salga mal, y el resultado se te entrega en un archivo ZIP que tampoco guardamos. No escribimos en la base de datos ni en los registros del sistema movimientos, valores, descripciones, nombres de archivos ni números de cuenta.

Estos archivos pueden contener datos personales de terceros (por ejemplo, nombres de clientes o proveedores en las descripciones de los movimientos). Frente a esos datos, quien sube los archivos (el contador o la empresa usuaria) es el responsable del tratamiento y NUMIA actúa como encargado: solo los procesa durante la conciliación, por cuenta y según la instrucción del usuario, y no los usa para ningún otro fin. Al aceptar esta política, el usuario declara que cuenta con la autorización o la base legal necesaria para tratar esos datos y entregarlos a NUMIA con este fin.

El maestro de cuentas

Lo único financiero que guardamos es el maestro de cuentas de cada empresa, y solo sus dos hojas de configuración («Cuentas sucursal y cuenta» y «cuentas gastos»). Cualquier otra hoja (por ejemplo «Saldos») se descarta al subirlo y te avisamos. El maestro se guarda cifrado con AES-256-GCM. Puedes descargarlo o reemplazarlo cuando quieras, y se borra cuando borras la empresa.

Qué registramos de cada conciliación

Fecha, usuario, empresa, aplicativo, mes conciliado, duración, si terminó bien o con error, el tipo de error (solo su nombre técnico) y tres conteos: movimientos del banco, movimientos del auxiliar y pendientes. Nada más.

Con quién compartimos los datos y transferencia internacional

No vendemos, alquilamos ni cedemos tus datos. Para prestar el servicio usamos proveedores que los procesan por cuenta de NUMIA (encargados), con servidores en Estados Unidos:

• Google Cloud (Cloud Run, región us-east1): ejecuta la aplicación y procesa las conciliaciones.
• Neon: aloja la base de datos (región us-east-1).
• Resend: envía los correos del servicio.

Al aceptar esta política autorizas expresamente esta transmisión internacional de tus datos a Estados Unidos, únicamente para las finalidades descritas. Estos proveedores aplican medidas de seguridad reconocidas internacionalmente, y NUMIA no les permite usar los datos para fines propios.

También podemos entregar datos a autoridades que los soliciten en ejercicio de sus funciones legales.

Tus derechos como titular

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización que nos diste.
• Ser informado sobre el uso que les damos a tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley, después de haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante NUMIA.
• Revocar la autorización o pedir la supresión de tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratis a tus datos personales.

Cómo ejercer tus derechos

Escríbenos a saravalentinacano@gmail.com o por WhatsApp al +57 333 239 8782, con tu nombre, tu documento, el correo de tu cuenta, lo que pides y, si aplica, los documentos que lo soporten. Sara Valentina Cano Barona atiende directamente estas solicitudes.

• Consultas (conocer qué datos tenemos y cómo los usamos): respondemos en máximo 10 días hábiles desde que la recibimos. Si no alcanzamos, te avisamos el motivo y respondemos en máximo 5 días hábiles más.
• Reclamos (corregir, actualizar, suprimir o revocar, o señalar un incumplimiento): respondemos en máximo 15 días hábiles desde el día siguiente a recibirlo. Si no alcanzamos, te avisamos el motivo y respondemos en máximo 8 días hábiles más. Si al reclamo le falta información, te la pedimos dentro de los 5 días siguientes; si no la envías en 2 meses, entendemos que desististe.

Por cuánto tiempo conservamos los datos

• Los datos de tu cuenta, tus empresas y tus maestros, mientras tu cuenta esté activa. Si pides la supresión, los borramos.
• Los registros de pagos, durante el tiempo que exigen las normas contables y tributarias.
• La huella de la prueba gratuita se conserva aunque borres tu cuenta, para que la prueba se use una sola vez. Es una huella cifrada: no permite recuperar tu correo ni tu documento.
• Los registros de uso de cada conciliación, mientras se necesiten para medir el servicio; no contienen datos financieros.

Seguridad

Contraseñas con argon2id, sesiones que se revocan al cambiar la clave, conexiones cifradas (HTTPS), maestro cifrado con AES-256-GCM y una política de cero retención de los archivos de conciliación que se verifica con pruebas automáticas en cada versión. Puedes leer el detalle en nuestro Compromiso de confidencialidad, en https://app.numia.lat/confidencialidad

Cambios a esta política

Si cambiamos esta política de forma sustancial, te avisaremos por correo o al ingresar, y publicaremos la nueva versión con su fecha. Si el cambio afecta las finalidades, te pediremos una nueva autorización.